To-do-Listen: Freund oder Frust? Und was es für Alternativen gibt.
Du kennst sie. Du nutzt sie. Vielleicht hast Du gerade eine vor Dir liegen – fein säuberlich handgeschrieben oder digital auf dem Handy: Die gute alte To-do-Liste.
Sie gibt Dir das Gefühl, alles im Griff zu haben. Und seien wir ehrlich – dieses Häkchen neben einer erledigten Aufgabe setzt kurzzeitig Endorphine frei. Wie ein Mini-Applaus von Dir selbst. 👏
Aber… warum fühlst Du Dich dann am Ende des Tages trotzdem erschöpft und irgendwie… unerledigt?
Warum To-do-Listen oft nicht ausreichen
To-do Listen sind super, um den Kopf zu entleeren – wie ein geistiger Staubsauger.
Aber sie sind nicht dafür gemacht, Dich durch komplexe, volle, hektische oder kreative Tage zu begleiten. Sie zeigen Dir, was zu tun ist – aber nicht wie, wann oder in welcher Reihenfolge. Und mal ehrlich: Wie oft überlebst Du den Tag, ohne dass die Hälfte der Liste einfach in den nächsten geschoben wird?
Zeit also für frischen Wind in Deinem Organisationssystem.
Hier kommen 4 Alternativen zur klassischen To-do-Liste – mit einem klaren Favoriten an Position 4.
1. Die Eisenhower-Matrix – Für Entscheider mit Hang zur Dramatik
Kennst Du diesen Moment, wenn alles gleichzeitig wichtig ist? Die Eisenhower-Matrix bringt Ordnung rein, indem sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert.
So funktioniert’s:
Du sortierst Deine Aufgaben in vier Kategorien:
• Wichtig & Dringend – sofort erledigen
• Wichtig & Nicht dringend – planen
• Unwichtig & Dringend – delegieren (wenn möglich)
• Unwichtig & Nicht dringend – ignorieren oder löschen
Vorteile:
• Du lernst, Prioritäten zu setzen statt alles gleich zu behandeln.
• Du erkennst, was eigentlich gar nicht auf deiner Liste stehen müsste.
Nachteile:
• Klingt logisch, wird aber im Alltag oft vergessen.
• Für kreative Arbeit oder viele kleine Tasks eher unpraktisch.
Tipp: Der To do Planer Block in A4 mit der Eisenhower Matrix
2. Time Blocking – Der Kalender wird Dein Boss
Beim Time Blocking planst Du Deinen Tag in festen Zeitblöcken. Statt 15 Aufgaben auf der Liste zu haben, blockst Du z. B. von 9–11 Uhr „Projekt A“, von 13–14 Uhr „E-Mails“ usw.
Vorteile:
• Du siehst realistisch, wieviel Zeit Dir eigentlich zur Verfügung steht.
• Multitasking wird reduziert (und das ist gut so).
• Strukturierter Alltag für alle, die sich leicht verzetteln.
Nachteile:
• Unflexibel bei spontanen Änderungen.
• Erfordert etwas Disziplin – und einen leeren Kalender zum Start.
3. Bullet Journaling – Die kreative To-do-Therapie
Du liebst Stifte, Notizbücher, und das Gefühl, Deine Gedanken per Hand zu ordnen? Willkommen beim Bullet Journal.
So funktioniert’s:
Du erstellst Deine Aufgaben, Termine und Notizen als „Bullets“ (Punkte, Pfeile, Symbole) und organisierst sie in einem analogen System.
Dazu kommen Monthly Logs, Future Logs und was Dir sonst noch hilft.
Vorteile:
• Flexibel und individuell anpassbar.
• Kreativer Raum für Gedanken, Gefühle, Ziele.
• Macht Spaß und beruhigt.
Nachteile:
• Kann schnell zum Kunstprojekt mutieren und ist aufwendig
• Keine strukturierte Methode zur Aufgabenpriorisierung.
4. Personal Kanban – Das agile Upgrade für Deinen Alltag
Und jetzt wird’s richtig gut. Personal Kanban kombiniert Übersicht, Struktur und Flexibilität. Und das Beste: Du brauchst kein extra Tool – das funktioniert sogar im analogen Notizbuch. Hallo, agiles Notizbuch von Zettelweise!
So funktioniert’s:
Du teilst Deine Aufgaben in drei Spalten:
To Do, Doing, Done.
Und das war’s im Prinzip schon. Aufgaben wandern visuell von links nach rechts – Du siehst auf einen Blick, wie viel Du tust und wo es klemmt.
Vorteile:
• Du limitierst aktiv, wie viele Aufgaben Du gleichzeitig machst.
• Super visuell – kein Vergessen, kein Verzetteln.
• Ideal für kreative Köpfe, chaotische Tage und volle Projektphasen.
• Funktioniert analog (im Notizbuch) oder digital.
Nachteile:
• Kann anfangs ungewohnt sein.
• Erfordert kurze Routinen (z. B. wöchentliches Übertragen, Review).
Fazit: Deine To-do-Liste braucht ein Upgrade
Eine To-do-Liste ist ein guter Start, aber kein gutes System.
Wenn Du merkst, dass Du von Listen eher überrollt wirst als geführt, dann ist es Zeit für etwas Neues. Die Eisenhower-Matrix hilft Dir beim Priorisieren, Time Blocking beim Planen, das Bullet Journal beim Verarbeiten – und Personal Kanban beim Umsetzen.
Und genau das ist der Punkt:
Selbstorganisation soll Dich entlasten, nicht zusätzlich stressen.
Probier’s aus – vielleicht bist Du auch bald Team Kanban und klebst Deine erste Karte in die „Done“-Spalte. Spoiler: Das fühlt sich noch besser an als ein Häkchen.
Wenn Du wissen willst, wie Du Personal Kanban direkt in Deinen Alltag bringst – ohne Extra-Apps oder Whiteboard – dann wirf mal einen Blick auf unser agiles Notizbuch.
Dein Kopf wird’s Dir danken.